ПОРЯДОК
представления отчетности
по государственным контрактам на выполнение НИОКР
в электронной системе «ФОНД» и на бумажном носителе.

По завершении этапа НИОКР в соответствии с утвержденным Календарным планом исполнитель в электронной системе «ФОНД» и на бумажном носителе представляет следующие отчетные материалы:

1. Промежуточный научно-технический отчёт соответствующего этапа. (ПОДРОБНЕЕ)

2. Финансовый отчет о затратах, произведенных в ходе выполнения работ этапа №..., по утвержденной Фондом форме, генерируемой в системе, с приложениями. (Рекомендации по предоставлению и приему финансовых отчетов по государственным контрактам на выполнение НИОКР)

3. Копия регистрационной карты НИОКР Федерального государственного научного учреждения "Центр информационныx технологий и систeм органов исполнительной власти" (ФГНУ "ЦИТиС") (см. пункт 3.9. Гоcконтракта).

4. Показатели развития МИП по прилагаемой форме (ежеквартально)(Кроме программ СТАРТ -1год(этап), У.М.Н.И.К.). Пояснения к составлению таблицы показателей развития МИП

5. Отчет о выполнении графика реализации проекта (только по программе «Старт» второго и третьего года (этапа) реализации проекта).

6. Акт сдачи-приемки работ по выполненному этапу НИОКР.

Подготовка исполнителями документов для сдачи отчетных документов и проверка их Фондом происходит в электронной системе «ФОНД».

После корректного заполнения в системе всех необходимых полей с запрашиваемыми данными и подготовки всех документов, в форме работы с соответствующим отчётом становится активна кнопка «Отправить на согласование» (при условии, что все отчёты по предыдущему этапу/подэтапу приняты), с помощью которой исполнители подтверждают факт отправки почтой полного комплекта отчетных документов по этапу НИОКР на бумажном носителе в Фонд (возможна так же непосредственная доставка пакета документов в Фонд - для этого на проходной установлен отдельный лоток).

Без подтверждения отправки исполнителем присланные документы
НЕ РЕГИСТРИРУЮТСЯ и НЕ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ!

После получения и регистрации документов на бумажном носителе производится проверка данных по отчету в системе «ФОНД» и в присланных документах.

Отчет на бумажном носителе представляется с сопроводительным письмом на бланке Фирмы за подписью руководителя Фирмы и главного бухгалтера.

В тексте сопроводительного письма указывается, по какому контракту (номер и дата) и за какой период (этап календарного плана) представляется отчет и контактные телефоны исполнителя.

В приложении приводится перечень представляемых отчетных материалов (научно-технический отчет, финансовый отчет, акт сдачи-приемки НИОКР, и т.п.).

Весь материал по финансовому и научно-техническому отчетам должен быть сложен в отдельные папки или файлы в соответствии с пунктами, сформированными в системе «ФОНД».

Отчет считается принятым после устранения исполнителями всех замечаний сотрудников Фонда и досылки исправленных документов (в случае необходимости), что каждый исполнитель может увидеть в форме работы с соответствующим отчётом в системе «ФОНД» - отчёт получит статус «Принят».

В случае отклонения отчёта сотрудник Фонда вносит комментарий о причине отклонения. После этого исполнитель должен внести исправления в данные в системе «ФОНД» и в бумажных документах и заново отправить их почтой в Фонд, удостоверив в системе «ФОНД» факт их отправки, как было указано выше.

Даты на Актах сдачи-приемки работ по выполненному этапу НИОКР проставляются при их подписании и регистрации сотрудниками Фонда.

Для включения контракта в списки финансирования на очередной месяц, необходимо сдать отчет и подписать Акт сдачи-приемки работ по очередному этапу не позднее 10 числа текущего месяца. По отчетам, присланным и принятым после указанного срока, Акты оплачиваются в следующем месяце. Датой выполнения работы (этапа работы) по настоящему договору считается дата подписания Заказчиком акта сдачи-приемки НИОКР (этапа НИОКР).

После окончания выполнения НИОКР Исполнитель представляет заключительную отчетность по Госконтракту в соответствии с календарным планом:

I. Научно-техническая часть:
1.     Заключительный Научно-технический отчет. (ПОДРОБНЕЕ). Отчёт необходимо предоставлять в легкоразбирающемся переплёте на стандартных листах формата А4.

2.     Подтверждение оформления прав на интеллектуальную собственность.

3.     Копия информационной карты выполненной НИОКР.

4.     Фактические показатели развития малого инновационного предприятия (кроме программ СТАРТ-1 год (этап), У.М.Н.И.К.).

5.     Учетная форма 1 сведений о созданных результатах (РНТД), подлежащих регистрации в Едином реестре в качестве объектов учета.

6.     Информация о предприятии. (только по программе «Старт» после реализации первого, второго и третьего года (этапа)).

II. Финансовая часть:

1.     Отчет о затратах, произведенных по договору в соответствии с утвержденной сметой затрат.

2.     В случае несоответствия фактических затрат утвержденной ранее смете или несоответствия срока выполнения работ утвержденному ранее календарному плану необходимо:

- письмо от предприятия о корректировке приложений к контракту (смета, календарный план) с указанием причин изменений,

- откорректированная смета с расшифровками статей затрат по фактическим затратам,

- откорректированный календарный план по фактическим срокам выполнения работ.

III. Организационная часть:
     - Акт сдачи-приемки работ по выполненному этапу НИОКР.
     - Акт сдачи-приемки работ по выполненным НИОКР(заключительный).

При  невозможности продолжения работ по госконтракту необходимо своевременно обратиться к куратору по Вашему Федеральному округу!

Подготовка документов для заключения государственных контрактов и предоставления отчетности
проводится в системе "ФОНД" на сайте http://all.fasie-online.ru